Del papel al progreso: nuestra transformación digital

Los bosques están desapareciendo a un ritmo de diez millones de hectáreas al año, mientras que la producción mundial de papel representa alrededor del 2% de las emisiones industriales de gases de efecto invernadero. La producción de una sola tonelada de papel de oficina puede consumir 24 árboles y hasta 20.000 litros de agua. Si a esto le sumamos los productos químicos utilizados en el blanqueo, el transporte de la pulpa y los productos de papel y el CO₂ liberado durante la producción, la huella es inmensa.

Las oficinas también contribuyen en gran medida a este problema: se estima que las empresas utilizan alrededor de 10.000 hojas de papel por empleado cada año, gran parte de las cuales se desechan o no se recogen.

Ante todas estas cifras, en Softquo tuvimos que parar y reflexionar. Nos preguntamos: ¿qué podemos cambiar ahora mismo, con los recursos que ya tenemos en nuestras manos?

La respuesta era clara: el papel.

Adiós al papel, hola al mundo digital

Nuestra transición digital comenzó con las herramientas cotidianas que mantienen en funcionamiento a una empresa. Hoy en día, todos nuestros documentos corporativos se almacenan en Google Drive, lo que proporciona a cada empleado un acceso seguro basado en la nube sin necesidad de imprimir nada.

La comunicación interna también sufrió una revolución. En lugar de depender de circulares impresas o tablones de anuncios en la oficina, ahora utilizamos S-Team, una plataforma digital que centraliza todas las actualizaciones y mensajes de la empresa. Esto significa que todo el mundo está informado en tiempo real y sin generar residuos.

La gestión de proyectos siguió el mismo camino. Favro nos permite coordinar proyectos, tareas y plazos en un único espacio digital, eliminando la necesidad de notas adhesivas, agendas impresas o interminables informes de estado. Todo se supervisa en línea, es accesible para todos y se actualiza al instante.

Por último, una de las áreas del negocio que más papel consumía, los contratos, se ha digitalizado por completo. Gracias a ViaFirma, ahora utilizamos firmas electrónicas certificadas que son legalmente vinculantes y totalmente conformes. Los acuerdos que antes suponían páginas de impresión y almacenamiento físico ahora se completan de forma segura en línea, eliminando por completo el papel del proceso.

La eficiencia y la innovación se unen a la sostenibilidad

Nuestra transformación fue mucho más allá de la puerta de la oficina. Pensamos en una forma de ayudar a nuestros clientes a dejar de usar papel también: In-shop Mobile. Esta solución sustituye los boletos de apuestas impresos por otros digitales que se gestionan directamente en dispositivos móviles dentro de las tiendas minoristas. Eso significa que miles de transacciones diarias se llevan a cabo sin consumir toneladas de boletos impresos.

Sorprendentemente, el cambio también nos ha hecho más eficientes. Nuestros equipos ya no pierden tiempo gestionando archivos físicos o imprimiendo interminables actualizaciones. La información se comparte de forma instantánea, segura y accesible desde cualquier parte del mundo.

Lo que es bueno para el planeta ha resultado ser también bueno para la productividad y la innovación, un claro ejemplo de cómo la sostenibilidad, la innovación y la eficiencia se refuerzan mutuamente.

Como dice nuestro eslogan de In-shop Mobile: ¡Sé verde y gana!